Pengertian invoice secara luas adalah sebuah faktur atau dokumen penagihan yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli yang menunjukkan jumlah dan biaya yang harus dibayarkan setelah membali sesuatu atau setelah ada kesepakatan di Purchase Order.
Invoice juga dikenal sebagai tagihan yang harus dibayar oleh pelanggan dan menentukan apa yang harus dibayar oleh pembeli kepada penjual sesuai dengan ketentuan yang diberikan oleh penjual. Ketentuannya pembayaran menunjukkan jumlah yang harus dibayar dan waktu maksimum pembeli untuk untuk melunasi barang yang diberikan oleh penjual.
Pengertian Invoice secara Mendalam
Dalam kamus besar bahasa Indonesia arti invoice adalah daftar kiriman barang yang dilengkapi dengan keterangan nama, jumlah, dan harga yang harus dibayar oleh pelanggan. Faktur juga bisa diartikan sebagai perhitungan penjualan kredit yang diberikan oleh penjual kepada konsumen.
Invoice ini menunjukkan bahwa pembeli berutang atau belum membayar barang ordenya kepada penjual. Sehingga jika dilihat dari sudut pandang penjual, invoice untuk penjualan barang atau layanan disebut invoice penjualan. Dari sudut pandang pembeli, invoice untuk harga barang atau layanan yang diberikan disebut invoice pembelian.
Secara historis invoice merupakan merupakan dokumen kertas yang dikirimkan kepada pembeli, tetapi hari ini penjual dapat meminta pembayaran secara online dengan faktur elektronik.
Pentingnya Invoice bagi Perusahaan
Bagi perusahaan invoice sangat penting karena dengan adanya invoice dapat memudahkan perusahaan menghitung dan menjadi bukti seluruh transaksi pada pembukuan. Invoice ini bagi perusahaan bertujuan sebagai kwitansi bagi pembeli dan juga sebagai dokumen akutansi sebuah perusahaan. Berikut akan dijelaskan secara rinci fungsi invoice bagi perusahaan:
Sebagai bukti pembayaran
Bagi pelanggan tentu perlu adanya bukti pembayaran atau kwitasi pembayaran ketika membeli barang atau produk suatu perusahaan. Kwitasi atau bukti pembayaran ini digunakan sebagai dokumen instruksional yang membantu pembayaran atas pembelian barang atau penggunaan jasa yang telah dilakukan sebelumnya.
Invoice ini dibuat karena tagihan atau pembayaran yang cukup besar sehingga sangat di butuhkan sekali bukti pembayarannya. Jika sewaktu-waktu terjadi hal yang tidak diinginkan maka invoice ini adalah sebagai buktinya.
Sebagai dokumen perusahaan
Bagi perusahaan tujuan dibuat invoice adalah untuk memudahkan pembukuan akutansi juga sebagai bukti dokumen dari penjualan barang atau jasa. Perusahaan yang bagus dan kredibel tentu menyimpan bukti arsip keuangan yang rinci sehingga jika suatu saat dibutuhkan akan ditemukan dengan mudah. Selain sebagai arsip juga berguna untuk memudahkan dalam perhitungan akutansi keuangan.
Sebagai bukti untuk laporan pajak
Setiap perusahaan pasti akan membayar pajak setiap tahunnya. Invoice ini selain digunakan sebagai pembukuan seluruh transaksi juga bisa digunakan sebagai bukti laporan pajak.
Sebagai bukti jika terjadi kesalahan
Misalnya saja saat pengiriman barang tidak sampai tujuan, invoice ini berguna untuk mengcroschek barang pengiriman dan jumlah tagihan yang di berikan.
Cara Dan Tips Membuat Invoice Yang Baik
Setelah Anda mengetahui pengertian dan pentinganya invoice pada perusahaan Anda penting lainnya adalah membuat invoice. Kemampuan membuat invoice yang baik dan benar sangat penting untuk meningkatkan kredibilitas perusahaan anda.
Untuk membuat invoice tidaklah sulit dilakukan. Setidaknya dalam membuat invoice memuat komponen-komponen yang ada di dalam invoice itu sendiri. Suatu invoice biasanya memuat komponen-komponen berikut:
- Kata “invoice” merupakan nama atau judul dari dokumen atau tagihan yang kita berikan.
- Nomor invoice unik untuk referensi penjual dan pembeli. Nomor invoive ini digunakan untuk mengurutkan tagihan dari yang satu dengan yang lainnya.
- Nama dan detail kontak pembeli. Nama ini sangat perlu karena denagn adanya nama instansi atau perorangan dari pembeli, invoice baru bisa diberikan kepada pembeli.
- Nama dan detail kontak penjual. Komponen penjual tentu sangat peting karena jika tidak ada penjual maka invoice juga tidak bisa digunakan.
- Tanggal produk dikirim atau tanggal layanan diberikan. Tanggal atau waktu ini dibuat untuk mengetahui barang/ produk yang dibeli oleh pelanggan dikirim atau pada saat pelanggan membeli barang kita.
- Tanggal pengiriman invoice. Tanggal ini adalah tanggal kapan invoice itu dikirimkan bisa masuk kedalam jatuh tempo invoice harus dibayar.
- Ketentuan pembayaran (terdiri dari metode pembayaran, kapan pembayaran harus diterima, rincian tentang keterlambatan pembayaran, diskon pembayaran awal, dll.)
- Deskripsi produk / layanan. Ini yang sangat penting dari komponen invoice. Karean jika tidak ada deskripsi maka invoicenya kurang bagus dan informasi pada invoice kurang lengkap.
- Harga per unit produk (jika ada). Ini termasuk tidak wajib ada. Jika ada maka lebih bagus. Kegunannya untuk memperjelas berpa unit produk yang dibeli dan harga satuannya berapa. Sehingga pelanggan tidak mengalami kebingungan saat melihat invoice yang kita berikan.
- Jumlah total yang dibebankan. Biaya yang harus dibayar pelanngan kepada kita. sehingga memudahkan pelanggan mengetahui total yang harus dia bayar.
Untuk memudahkan dan mempercepat bisnis dalam membuat invoice tagihan, Anda bisa menggunakan Mekari sebagai solusi pembukuan dan pengelolaan invoice yang lebih mudah, cepat, dan minim kesalahan.
Mekari adalah aplikasi inventory berbasis cloud yang memiliki fitur pembuatan invoice secara otomatis dan bisa Anda kostumisasi sesuai keinginan bisnis Anda. Tidak hanya fitur itu, Mekari juga memiliki ratusan fitur unggulan untuk pengembangan bisnis yang lebih baik seperti fitur penggajian, multi mata uang, multi cabang, dan masih banyak lagi fitur yang bisa Anda gunakan untuk memudahkan Anda.
Tertarik mencobanya? Anda bisa mencoba Mekari secara gratis selama 14 hari.